欧美同学基金会供应商管理制度

       第一章 总则

       第一条 为了规范欧美同学基金会（以下简称“欧基会”）供应商管理，保证项目高效、规范运作,根据国家相关法律法规和欧基会项目管理办法，制定本制度。

       第二条 供应商管理原则

       （一）统一管理、规范运作、有效监督；

       （二）公开、公正、公平；

       （三）不得利用关联关系损害欧基会、受益人的利益和社会公共利益；

       （四）实行动态管理，加强沟通、定期评估，保证项目有序、有效开展。

       第三条 供应商的管理包括供应商的选择、日常管理与监督、评价、淘汰、档案等方面。

       第四条 供应商分类

       A类供应商：欧基会上级主管部门教育部及系统内相关单位及组织，如各地教育厅、教育协会、各地教育部门下属具有独立法人资格的社会组织及公司等。

       B类供应商：与欧基会共同发起项目、共同募资或共同执行的单位或组织，合作效果良好且通过供应商考核的单位或组织。

       C类供应商：与欧基会有两年以上合作关系或在公益行业服务超过5年以上且合作效果良好的单位或组织。

       D类供应商：上述三类以外的供应商。

       第五条 部门职能

       （一）各部门按职责管理、服务相关供应商。

       （二）各部门负责收集供应商信息，监督管理供应商开展工作，并对所供应的服务及货物在完成进度、质量、及时性、配合度、拓展性等相关方面予以评价。

       （三）根据各部门对各类供应商的评价，每年资财管理部会同法务合规部组织一次对供应商的考核，并根据考核结果，拟定《合格供应商名录》，进行上报与存档。

       第二章 供应商选择

       第一条 经办部门根据项目工作实际需求，在欧基会《合格供应商名录》中选择供应商。若根据工作开展实际需要无法在欧基会《合格供应商名录》中挑选适合供应商时，可另行选择供应商。

       第二条 供应商原则上应经合法登记注册的组织、单位或企业。

       第三条 供应商应同时具备下列条件

       （一）具有独立承担民事责任能力；

       （二）具有良好的商业信誉或社会公信力；

       （三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

       （四）有依法缴纳税收的良好记录；

       （五）团队稳定且优势突出，具备行业经验优先考虑；

       （六）无失信记录。

       第四条 供应商须提供的资料

       （一）营业执照复印件；

       （二）公司或组织简介（包括经营范围、主要业绩等，具有公益行业执行经验的优先考虑）；

       （三）其他按项目需求应提供的资料，如认证体系证书、特殊行业许可证等的复印件。

       第五条 经办部门负责进行市场潜在供应商的搜寻工作，主要通过以下方式搜寻供应商。

       （一）互联网搜索；

       （二）慈善行业同行介绍；

       （三）供应商的主动问询和介绍；

       （四）供应商的专业媒体广告；

       （五）专业技术杂志；

       （六）公开招标报名单位中经审查相关资质合格的单位。

       第一条 根据实际需求需对供应商进行考察的，经办部门可提出实地考察需求，报副秘书长或秘书长批准，经批准后经办部门负责组织相关部门人员实地考察，并向欧基会提交《实地考察记录表》。

       第二条 经办部门对供应商的机构规模、专业能力、服务能力、配合情况等方面进行初步评估后，根据项目具体情况通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价（比价）等形式进行最终确定。公开招标、邀请招标或竞争性谈判方案应先报欧基会理事长或理事长指定代表人通过后方可开展相关工作。

       第三条 满足采用邀请招标、竞争性谈判、询价（比价）三种方式选择供应商的项目，经办部门应在欧基会《合格供应商名录》中选择三家以上供应商，并对供应商的机构规模、专业能力、服务能力、预算、配合情况等方面进行评估，根据符合项目需求、质量和服务相等且性价比高原则确定供应商。

       第四条 采取竞争性谈判方式的由经办部门组织成立由分管领导、本部门、相关部门或专家代表组成的不少于3人的单数谈判小组。

采取招标方式的项目，由承办部门组织成立不少于3人的单数评标小组，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。

       第三章 供应商的日常管理与监督

       第一条 确定项目具体供应商后应与其签订书面《项目执行协议》。部门经办人需对供应商日常表现及资金或物资使用情况进行监督，敦促其不断的改善与提高。

       第二条 对执行过程中出现的服务及货物的品质异常，部门经办人应及时联系供应商解决，事后填写《供应商不良事件情况表》存档备查。

       第三条 部门经办人应定期对同类服务及货物的市场价格及供应情况进行了解，并作为与供应商谈判及供应商评价的依据。

       第四条 建立项目巡查机制，对供应商工作进行监督。

       第五条 资财管理部可根据项目执行情况对A、B类供应商进行财务抽查。经办部门若对财务抽查有特殊需求的，报欧基会理事长或理事长指定代表人审批后执行。

       第四章 供应商评价

       第一条 资财管理部会同法务合规部，负责组织对供应商的年度评价。

       第二条 各部门负责为本部门供应商评价提供基础数据，包括品质、交期、反馈、日常配合等方面。

       第三条 资财管理部会同法务合规部，结合各部门对供应商的评价拟定《供应商考核表》，并将该表上报秘书长形成最终考核结果。考核结果酌情通报给相应供应商，供其改善。

       第四条 年审合格的供应商列入《合格供应商名录》。

       第五条 供应商考核评定标准及运用

       第五章 供应商淘汰

       第一条 被评价为“不合格”的供应商原则上不再合作，被评价为“一般”的供应商在限期未达到整改要求，原则上不再合作。唯一供应商被评价为“不合格”时仍可正常合作，但须进行整改并加强监督。

       第二条 经过供应商评价认为不能继续合作的供应商，应该在合同结束后取消供应商资格或者与供应商协商解除合同。

       第三条 出现严重质量异常、影响项目开展及欧基会声誉等情况，且供应商不积极配合解决问题，立即取消供应商资格，单方解除合同，必要时视情况追究其法律责任。

       第六章 供应商档案管理

       第一条 供应商档案包括

       （一）《合格供应商名录》

       （二）供应商营业资质（营业执照复印件，按项目需求应提供的资料，如认证体系证书、特殊行业许可证等）；

       （三）关键技术资料；

       （四）评估、考核资料，包括：《实地考察记录表》《供应商评审表》《供应商考核表》《供应商不良事件情况表》等。

       第二条 各部门经办人负责建立、定期更新并管理供应商档案，其他使用部门予以配合。

       第三条 供应商档案应实时进行更新，每年至少更新一次。

       第四条 在纸质供应商档案基础上，应建立电子版《合格供应商名录》并对内容进行实时更新。

       第七章 附则‍

       第一条 本制度自理事会审核通过之日起执行。

       关于欧美同学基金会供应商选择细则

       第一条 基本原则

       （一）公开、公平、公正、诚实信用；

       （二）统一管理、规范运作、有效监督；

       （三）不得利用关联关系损害欧基会、受益人的利益和社会公共利益。

       第二条 供应商选择方式：

       （一）公开招标；

       （二）邀请招标；

       （三）竞争性谈判；

       （四）询价（比价）；

       （五）法律法规或监管部门认定的其他方式。

       第三条 纳入欧基会固定资产管理的设备和低值易耗设备、劳保用品、职工福利用品等物资采购单次合同预算价或年度累计金额不足30万的采用询价（比价），超过30万元（含30万元）不足100万元的采用竞争性谈判，超过100万元（含100万元）不足300万元的采用邀请招标，超过300万元（含300万元）的采用公开招标。

       第四条 为欧基会提供规划、设计、施工、检验、物业、评估、审计、固定资产日常维修、职工生活后勤、官网运维、官方微博及微信运维、会刊编辑印刷、会展服务等各类服务项目单次合同预算价或年度累计金额不足50万的采用询价（比价），超过50万元（含50万元）不足80万元的采用竞争性谈判，超过80万元（含80万元）不足120万元的采用邀请招标，超过120万元（含120万元）的采用公开招标。

       第五条 为公益项目提供执行、反馈、监督、评估等各类服务的，单次合同预算价或年度累计金额不足50万元的采用询价（比价），超过50万元（含50万元）不足100万元的采用竞争性谈判，超过100万元（含100万元）不足300万元的采用邀请招标，超过300万元（含300万元）的采用公开招标。

       第六条 工程类项目按国务院有关规定，达到下列标准之一的，应公开招标：

       （一）施工单项合同估算价在２００万元人民币以上的；

       （二）重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在１００万元人民币以上的；

       （三）勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在５０万元人民币以上的；

单项合同估算价低于第（一）、（二）、（三）项规定的标准，但项目总投资额在３０００万元人民币以上的。

       全部使用国有资金投资或者国有资金投资占控股或者主导地位的。

       第七条 为公益项目提供材料、仪器设备、车辆等货物类供应的，单次合同预算价或批量金额不足50万元的采用询价（比价），超过50万元（含50万元）不足90万元的采用竞争性谈判，超过90万元（含90万元）不足120万元的采用邀请招标，超过120万元（含120万元）的采用公开招标。根据项目设立要求另有规定的按相关规定。

       第八条 任何单位及个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他方式规避招标。

       第九条 与欧基会签订共同发起或共同募资合作协议的单位在合作期间参与项目执行的，需提供询价（比价）资料。若合作方明确表示不参与执行的或合作方未通过供应商考核的，应按欧基会相关规定另行选择供应商。

       第十条 符合《招投标法》规定的项目或由国家行政部门指定的行政许可项目、服务项目，依照相关规定执行。

       第十一条 符合招标条件但具有下列情况之一的，可不采用招标方式，由经办部门提出建议方式，并以要件请示形式报理事长或理事长指定代表人审批：

       （一）涉及国家安全及特殊保密要求的；

       （二）采用特定专利、专有技术的，或公益有特殊要求的；

       （三）承包商、供应商或服务提供者少于两家，不能形成有效竞争的；

       （四）同品质规格物资在近期招标结果有效报价限内；

       （五）特殊行业规定及因紧急救灾或其他原因不适宜招标的；

       （六）其他经理事长或理事长指定代表人审批通过的特殊情况。

       第十二条 符合招标条件但具有下列情形之一的，可采用竞争性谈判方式选择供应商：

       （一）招标后没有供应商投标、没有合格标的，重新招标因时间或经费原因未能成立的；

       （二）技术要求复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

       （三）采用招标所需时间不能满足工作开展紧急需要的；

       （四）不能事先计算出价格总额的。

       第十三条 经办部门将招标或竞争性谈判需求计划以要件请示形式上报，经审批通过后正式开展相关工作。

       （一）公开招标应明确项目内容、计划项目资金、项目资金来源及构成、项目结算要求、招标地点及时间、公告媒体或平台、招标预算及出处、招标方式及流程、投标人资质要求、评标方法、评标委员会名单、开标时间等。

       （二）邀请招标应明确项目内容、计划项目资金、项目资金来源及构成、项目结算要求、招标地点及时间、招标预算及出处、招标方式及程序、投标人资质要求、投标人名单及受邀理由、评标方法、评标小组名单、开标时间等。

       （三）竞争性谈判应明确项目内容、计划项目资金、项目资金来源及构成、项目结算要求、谈判地点及时间、谈判程序、谈判内容、评定成交的标准、谈判预算及出处、供应商资质要求、候选供应商名单、谈判小组名单、结果通知时间等。

       第十四条 满足采用邀请招标、竞争性谈判、询价（比价）三种方式选择供应商的项目，经办部门应优先在《合格供应商名录》中选择三家以上供应商，并对供应商的机构规模、专业能力、服务能力、编制预算、配合情况等方面进行评估，根据符合项目需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。供应商优先顺序从A类到D类依次递减。若无法在《合格供应商名录》中选择适合的参选供应商，可另行根据《供应商管理制度（试行修订版）》中列举的搜寻方式进行参选供应商选择。