第一章 总则
欧美同学基金会（以下简称“欧基会”）是依法设立的公募基金会，为了确保欧基会资金的安全，加强欧基会的财务管理，使欧基会的财务管理逐步规范化、制度化，形成管理规范新格局。根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》等法律法规，并按照《欧美同学基金会章程》相关规定，制定本制度。
第一条 欧基会财务管理的主要任务是：建立健全财务制度，维护欧基会财产安全；对经济活动进行管理、控制和监督，合理编制预算并严格执行；如实反映欧基会的财务状况，加强财务核算，开展财务分析，参与欧基会经济决策，规范财务信息披露；按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值，且资金的使用，符合组织的章程使命及捐赠者的意向。
第二条 欧基会理事会定期审议欧基会财务工作报告，并决定财务工作中的重大问题。
第三条 欧基会财务活动严格遵守国家法律法规，聘请第三方会计师事务所负责审核并不定期向社会公布，财务活动依法接受国家有关管理部门和社会公众的监督，接收第三方独立会计事务所对年度财务报表审计及重大项目的专项审计。
第四条 欧基会理事会换届、法定代表人离任之前，应当进行离任财务审计。
第二章 欧基会财务设置及职能
欧基会的财务管理实行统一领导、归口管理的原则，在秘书处的领导下，设资财管理部管理各项财务活动。
第五条 资财管理部的职能：
（一）组织拟订欧基会财务管理制度，承担在理事会授权范围内各项财务活动，并对其执行情况进行监督。
（二）制订欧基会会计核算原则及程序，组织欧基会会计核算工作。
（三）根据欧基会年度工作计划编制年度财务计划和资金使用计划，并在理事会审批后组织实施。
（四）负责欧基会财务预决算管理。
（五）负责欧基会投资项目的财务论证。
（六）组织开展欧基会的基金增值保值运作工作，确保资金的安全，降低投资风险，加强对现金流的管理。
（七）组织制订欧基会各项项目与活动的资金与财务管理制度，负责管理和监督执行情况。
（八）负责所属欧基会内部项目执行欧基会的财务管理和检查、内部审计工作。
（九）负责对欧基会对外合作项目、专项基金的财务指标考核及其财务分析，对欧基会重要财务指标的管理与监督。
（十）做好财务数据统计、分析、运用的工作，为欧基会决策提供依据。
（十一）配合相关部门做好财务信息披露工作，确保数据的及时性、准确性。
（十二）负责欧基会员工的财务培训工作。
第三章 预算管理
第六条 欧基会预算管理坚持“量入为出、统筹兼顾、确保重点、收支平衡”的总原则，对预算的编审、执行、调整、监督等进行全过程管理。
第七条 欧基会执行全员参与的全面预算管理体系：从欧基会的年度计划出发，将所有部门、人员和各项活动的收入、支出均纳入预算，实现对欧基会的业务活动的控制，并作为考核目标严格贯彻、落实。
第八条 在预算编审过程中，应遵循如下原则：
（一）优先保障基本支出预算，合理安排公益项目支出预算。
（二）严格按照“谁使用资金、谁提出预算”的原则进行预算编制，保障预算执行进度。
（三）预算编制要完整、准确、科学、必要，项目设置要充分论证，捐赠收入、支出预算要实行精细化、规范化管理，科学合理、分解到位。
第九条 欧基会应于每年12月份编制下年度各项预算和计划，预算外的项目运作前先行编制预算。所有预算和计划由理事长或理事长指定代表人审批；重大项目及行政支出应经理事会审议通过后资财管理部备案实施。
（一）项目预决算管理
把项目管理工作重点放到事前审批、全程监管、项目运作与财务监督管理同步。由项目负责人编制项目实施计划和资金预算，经财务审核后，由理事长或理事长指定代表人审批。项目完成后，由项目负责人编制项目资金决算表，并分析预算与决算的差异。
（二）行政开支预决算管理
1.欧基会应于每年12月编制下年度行政开支预算或计划，由理事长或理事长指定代表人审批；重大行政支出报理事会审议通过后实施。财务人员按审议通过后的年度行政开支计划，进行会计核算实施会计监督。
2.次年1月中旬，由财务人员编制年度行政开支决算报告，详细报告年度行政开支与预算的差异，分析差异产生的原因，提出建议和改进措施。
3.秘书处负责年度预算审核，资财管理部作为预算具体管理部门，负责预算编制的初审、汇总及预决算执行监督、情况分析等工作。
第十条 各部门应严格在预算额度和范围内执行，基本支出必须在明确的预算指标内提出预算执行申请，项目支出必须在预算额度内细化预算指标，根据权限要求严格履行审核审批程序。
（一）项目支出执行
1.对于项目支出，在预算执行过程中，由业务部门项目负责人提出申请，并于项目正式实施前5个工作日报送资财管理部门审核。提出申请时需填写《预算执行审批单》，明确项目名称、项目编号、项目实施部门、项目金额、资金来源及经费支出等，具体明细内容可根据项目实际情况相应增改和调整。
2.项目负责人应根据项目协议、活动方案及有关要求，严格执行经费预算规定的标准和额度，不得擅自提高经费预算标准和变更经费的用途，特殊情况部门需提出书面变更说明经分管副秘书长、秘书长批准后执行。
3.资财管理部门对项目实施部门报送的《预算执行审批单》以及项目协议或活动方案、项目预算及其他相关材料等附件进行审核。
4.资财管理部门预审通过后，经分管副秘书长、秘书长审核，最终由理事长或理事长指定代表人审批确认后方可支出。
（二）行政支出执行
年度行政预算应按月、按明细编制，财务人员按照每月开支审核监督费用支出。
第十一条 建立预算分析机制，对预算执行情况进行监控，由资财管理部门定期向秘书处上报预算执行情况，研究存在的问题，提出改进措施。对于预算执行过程中发现的相关问题并提出建议，应进一步报理事长或理事长指定代表人审批。
第十二条 预算的修改
（一）项目及行政开支预算一经审批不得随意修改，但因项目或行政管理工作需要必须对原预算进行修改时，应由项目或行政负责人提交修改意见报告，上交秘书长审核，报理事长或理事长指定代表人审批。
（二）秘书长在接到报告后对增加预算10%以内且金额不超过5万元的有权批准，超过上述条件的必须经理事长办公会或理事会审批。
（三）经审批后的预算报资财管理部备案后方可执行。
第十三条 资财管理部门定期对预算执行情况进行审计并向相关部门、秘书长、理事长报告，主要针对预算执行情况及预算管理相关报表，重点对重大项目进行审计。
第十四条 对于重大项目或重要行政项目，资财管理部门也可委托第三方会计师事务所进行内部审计工作，出具审计报告，并对第三方审计结果承担主要责任。
第十五条 针对监督检查过程中发现问题，应及时向相关部门和分管副秘书长、秘书长、理事长报告，必要时提请理事长办公会审议，并作出处理意见。
第四章 现金管理
第十六条 管理原则
严格遵守国家《现金管理暂行条例》正确使用现金，并根据欧基会具体情况做好现金的管理工作。
（一）依照《会计法》的规定，出纳员为现金责任人，负责现金的收付及保管工作。
（二）募集的现金应及时送存银行，不得从募集资金中直接支付开支（即不得坐支现金）。
（三）禁止使用不符合制度规定的票据顶替库存现金（即不得以白条抵库）；不准挪用现金；不准私人借用公款。
（四）现金日记账应由出纳根据现金收付款凭证，序时逐笔进行登记；现金管理应作到日清月结，保证账证、账账及账款相符。
（五）库存现金的盘点制度包括出纳员自身进行的日常盘点和会计主管的定期和不定期盘点两方面；出纳员每日下班之前进行帐款核对时，如发现帐实不符应立即报告会计主管，以便及时查明原因，经领导批准后方可进行帐务处理。
（六）保险柜内不得存放私人财物。
第十七条 现金使用范围
（一）欧基会工作人员的工资、补贴、差旅费；
（二）结算起点以下的零星支出；
（三）经领导批准确需支付现金的其他事项；
（四）工作人员因公支取现金，必须填写借款申请单，经财务审核、领导批准后方可支取。
第十八条 现金报销
（一）工作人员因公需要支取现金超过5000元的，需提前两天通知资财管理部门。
（二）每周的一、四欧基会领导负责审批各工作人员的报销单据。
（三）每周的一、四资财管理部负责办理现金报销业务。
（四）款项付讫后，出纳员必须及时在付款凭证上加盖”现金付讫”章，以防止重付或漏付。
（五）出纳员有责任对已借支现金尚未办理报销手续的经办人进行督促检查。
第五章 银行存款及支票管理
第十九条 欧基会根据募集需要设立银行账户，必须经资财管理部审核、秘书长批准，理事长批准，所有银行账户必须并报相关部门备案审批。
第二十条 欧基会开立的所有银行账户按需编制银行调节表。各存款账户要求账实相符，账账相符，账单相符。
第二十一条 欧基会对所开立的银行账户，必须用于指定用途。
第二十二条 资财管理部应对欧基会开立的银行账户进行检查。
第二十三条 欧基会购领或签发支票，必须遵守以下管理制度：
（一）建立支票领用登记簿，出纳购入支票、签发支票、作废支票逐一登记到支票领用簿上，支票登记簿由出纳妥善保管。
（二）工作人员办理业务需领用支票时，由部门工作人员上传财务付款请示（借支票），经部门负责人、分管副秘书长、秘书长、理事长批准签字，方可领用支票。
（三）不准签发空头支票、远期支票，与银行预留印签不符的支票。
（四）出纳签发支票时，必须填写出票日期、支票用途、收款单位（可确定时），能确定票面金额的必须填写金额，不能确定票面金额的要填写限额。
（五）支票作废应加盖”作废”戳记，并妥善保管。
（六）支票由出纳专管。
（七）支票印章及空白支票要存入保险柜内。
（八）支票于签发时加盖印章，不得预先在空白支票上签章。
（九）会计人员及领取支票的工作人员，因保管不善丢失支票，应立即向银行挂失，给欧基会造成经济损失的，由直接责任人负责赔偿。
（十）支票领用人领取支票后应在三个工作日内办理报销手续。
（十一）领取支票后三天内未用时，要退还给出纳，不得自己保管。
（十二）前次领用的支票尚未办清报销手续的，原则上不准再领取新支票。
（十三）会计人员有责任对已领取支票尚未办理报销手续的经办人进行督促检查。
第六章 应收及预付款项的管理
第二十四条 在应收款项中核算的专项循环资金，应遵循专款专用的原则，严格按计划或预算循环使用。
第二十五条 为防止坏账损失，应收及预付款项的发生必须由资财管理部负责人报秘书长、理事长审批，监督和管理工作要落实到具体部门和人员，实行经办部门和人员负责制。
第二十六条 为加强对现有应收及预付款项的管理，财务人员每半年进行一次账龄分析。
第二十七条 坏账确认的标准按《民间非营利组织会计制度》有关规定执行。
第七章 捐赠物资管理
为保证捐赠物资的安全、完整，并能及时反映库存信息，捐赠物资管理要设专职管理员管理（根据实际情况也可指定专人兼职管理）。建立捐赠物资统计台账、捐赠物资的收入、支出、库存情况要序时详细进行登记。
第二十八条 捐赠物资入库：捐赠物资入库管理员要履行验收手续，要审查实物与捐赠协议或物资清单是否相符，捐赠物资的数量是否准确、捐赠物资的质量是否完好。经审核无误后，开具入库单一式3联：
（一）交财务一联作为原始单据入账。
（二）经办人留存一联。
（三）留底一联。由保管员妥善保存。
（四）捐赠物资与捐赠协议或清单数量不符、质量不符库管有权拒绝办理入库手续，并及时向领导汇报。
第二十九条 捐赠物资出库，由管理员开具出库单一式3份：一联财务作为销账依据；一联经办人留存；留底一联由管理员妥善保存。
第三十条 每月末，管理员必须对库存物资进行盘点，并将盘点表报财务核对。
第三十一条 捐赠物资要分类码放，排列有序，同类捐赠物资要作到先进先出，保持仓库存货整洁。
第三十二条 管理员要对捐赠物资的安全和完整负主要责任，除按手续办理捐赠物资的进出存事项以外，还要认真作好防火、防盗。
第三十三条 管理员对于每月出现的盈亏情况，要及时填制报告单，经财务审核，主管副秘书长批准后进行账务处理。
第三十四条 因管理员工作不善使捐赠物资丢失、毁损、短缺，应由管理员负责赔偿。因管理员假公济私、违法行为使捐赠物资丢失、毁损、短缺给欧基会造成经济损失除照价赔偿外还要依法追究管理员的法律责任。
第三十五条 捐赠物资的管理流程
捐赠者捐赠物资共分两种情况
（一）捐赠方将物资直接捐到欧基会
1.接受物资时的业务流程：
2.发放物资时的业务流程:
（二）捐赠方通过欧基会直接将物资发到受助单位或个人
附注：
1.本业务流程中的两种情况，在接收或发出捐赠物资时，均应在捐赠函（或《捐赠协议》）及《物资发放执行协议》中写明捐赠或发出物资的名称、规格、数量、单位价格（捐赠函或《捐赠协议》中须提供市场公允价值及捐赠价格相关证明）、总金额、用途、交付时间等；捐赠函（或《捐赠协议》）中应注明捐赠物资存放地点。
2.物资出/入库单需库管员和其主管部门负责人、经办人签字后生效。
3.接收函模板。
第八章 固定资产管理
第三十六条 固定资产要有专人保管并建立实物登记簿（固定资产台账）。
第三十七条 固定资产增减变动要及时进行账务处理。
第三十八条 固定资产残值率５％，采用直线法按年计提折旧。
第三十九条 固定资产购置、清理、报废，需由主管领导审批。
第四十条 固定资产标准：单位价值5000元以上或使用年限在一年以上的财产作为固定资产管理。
（一）欧基会购入固定资产，应由各部门填写购置申请，报主管领导审批后，方可购置。
（二）固定资产实物要确定专人保管，并建立实物保管账或实物保管卡。
1.购入的固定资产，由资财管理部门及资产管理员履行验收手续填写验收单，资产管理员及时登记固定资产实物保管账，注明购入时间、使用部门、使用责任人。
2.每年12月30日前，要对固定资产进行清点盘查，作到账实相符。固定资产清点盘查表要报资财管理部备案。
3.调出、丢失、毁损的固定资产应由实物保管员填具报告单，经财务审核报主管副秘书长、秘书长审批后，报资财管理部做账务处理，核销该项固定资产。如果属于保管责任、使用不当使固定资产丢失、毁损应由直接责任人按重置价格赔偿。
第九章 收入管理
第四十一条 欧基会收入分为捐赠收入、投资收益及其他收入，各项收入应当按是否存在限定严格划分限定性收入和非限定性收入。
第四十二条 各项收入均归口由资财管理部统一管理，按收入来源及渠道建立相应的管理和核算流程，保证收入入帐的及时与完整。
第四十三条 按年度工作计划依法开展募捐活动，筹集开展章程规定的公益活动的资金，所有资金纳入年度预算。
第四十四条 接收货币性资产捐赠，以实际到帐金额确认捐赠收入；接受非货币性资产捐赠，应当以其公允价值计算，并在完成资产的所有权转移后方能确认收入。捐赠方在向欧基会捐赠时，应当提供注明捐赠非货币性资产公允价值的证明。
第四十五条 严格执行财政、税务有关票据使用的规定，按规定购买、使用和开具捐赠票据及其他票据，妥善保管各类票据。
第十章 票据管理
第四十六条 公益事业捐赠票据由资财管理部统一向中华人民共和国财政部票据管理中心领购，收据的领购、使用、登记与保管，由专人负责，不得转借、转让、代开使用。
第四十七条 公益事业捐赠票据的填开事项，必须由财务人员办理，并必须在发生并确认业务收入时，如实开具收据，在特殊情况下必须由代开人代开时，需要有交接记录。
第四十八条 对所有接收到的捐赠收入，均向捐赠方开具“公益事业捐赠统一收据”，并将该收据的记帐联作为欧基会财务入帐的原始凭证之一。
第四十九条 开具公益事业捐赠票据时，严格做到按号码顺序填写，填写项目齐全、内容真实、字迹清楚、书写规范、不省略或涂改，全份一次复写，全部联次内容一致，并加盖欧基会的财务专用章；开错的收据在全部联次上注明“作废”字样，保留在原本收据上，不涂改或废弃；同时要对开出和作废的收据的票号、日期、内容、索要单位、开票人签字等相关信息进行顺次详细登记，以便将来查找。
第五十条 当出现汇款人与实际捐赠人不符时，汇款人和实际捐赠人必须出具有效证明原件，双方签字确认后，资财管理部方可开具公益事业捐赠票据。
第五十一条 当出现退票等情况时，在收回原收据的捐赠者联后方可重新开具收据，或取得对方有效证明后方可填开红字收据。
第五十二条 公益事业捐赠票据一律交付给捐赠方，对于确实无法交付的公益事业捐赠票据（如捐赠方地址不祥等），将其“捐赠者联”留存在公益事业捐赠票据本的原处，同时进行登记，以备将来查账需要，避免收据重开、漏开的情况。
第五十三条 用完的收据存根（以整本为单位）以及标有作废字样的作废收据按收据的顺序保管好，在未经票据管理机关批准的情况下不私自处理和销毁。票据遗失或被盗将及时追查，并同时向有关部门报告。
第五十四条 出纳人员将公益事业捐赠票据根据捐赠项目分配至各项目部门，各项目部门对本项目收到的捐款金额进行登记，并分别与捐赠人取得联系，将公益事业捐赠票据寄回给捐款人。
第五十五条 收据使用后，其存根联由资财管理部保管，定期或不定期到中华人民共和国财政部票据监管中心检查核销，再凭核销记录领取新的收据。
第五十六条 收据使用后的存根联保存期限为五年，保存期满后，由财务人员报经财政部票据监管中心进行销毁。
第五十七条 公益事业捐赠票据使用人和使用部门，必须妥善保管，因保管不善造成专用收据丢失，给欧基会造成经济损失的，由责任人负责赔偿。
第五十八条 捐赠专用收据在收到捐赠所得现金或者实物时开具，不得他用。利用专用收据，弄虚作假，给欧基会造成损失的，由责任人负责赔偿，构成犯罪的依法追究法律责任。
第十一章 附则
第五十九条 欧基会针对具体业务制订的财务管理办法为本条例的补充规定或详细解释，与本条例具有同等效力，但不得与本条例相冲突。
第六十条 本财务管理条例自理事会审核通过之日起执行。
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